Anwendungsfall: Unterstützung eines Transportunternehmens bei einem ISO 9001-Zertifikat mit oncap
Ihre Yard Management Software Lösung für Ihr Qualitätsmanagement
Anwendungsfälle
ISO 9001 und gesetzliche Anforderungen
Transportunternehmen, die ein ISO 9001-Zertifikat anstreben oder aufrechterhalten möchten, müssen die Anforderungen der Norm ISO 9001:2015 erfüllen. Diese Norm legt den Fokus auf ein effektives Qualitätsmanagementsystem (QMS), das standardisierte Prozesse, eine lückenlose Dokumentation, die Erfassung von Abweichungen und die kontinuierliche Verbesserung verlangt. oncap, als digitales Yard-Management-System, bietet mit seinen anpassbaren Proof Plans und den strukturierten Prozessphasen eine ideale Lösung, um diese Anforderungen effizient und nachweisbar umzusetzen. Im Folgenden wird beschrieben, wie oncap ein Transportunternehmen konkret unterstützt.
oncap unterstützt Ihr Qualitätsmanagement
nach ISO 9001
Herausforderungen im Kontext eines ISO 9001-Zertifikats
Für ein ISO 9001-Zertifikat müssen Transportunternehmen:
- Prozesse standardisieren: Klare, wiederholbare Abläufe für alle Transport- und Verladeaktivitäten definieren und einhalten.
- Dokumentation sicherstellen: Nachweise über die Prozessdurchführung, Qualitätskontrollen und Kundenanforderungen führen.
- Abweichungen managen: Abweichungen von festgelegten Standards identifizieren, dokumentieren und beheben.
- Kontinuierliche Verbesserung fördern: Daten analysieren, um Schwachstellen zu erkennen und Prozesse zu optimieren.
Manuelle Prozesse sind oft ineffizient, schwer nachvollziehbar und erschweren die Einhaltung der ISO 9001-Anforderungen. oncap löst diese Probleme mit seiner oncap MDS-App (Mobile Documentation Service) und den drei Prozessphasen: „Vor der Verladung“, „Verladung“ und „Nach der Verladung“.
Wie oncap unterstützt: Proof Plans im ISO 9001-Kontext
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1. Phase: „Vor der Verladung“ – Standardisierung und Qualitätsprüfung
1. Phase:
„Vor der Verladung“ – Standardisierung und Qualitätsprüfung
Vor dem Beladen eines Lkw müssen Qualitätsstandards und Prozessvorgaben überprüft werden, um eine konsistente Ausführung sicherzustellen. oncap MDS ermöglicht die Parametrierung eines spezifischen Proof Plans für ISO 9001-konforme Transporte:
Beispiele für Kontrollen
• Entspricht das Fahrzeug den technischen Anforderungen (z. B. Wartungszustand)? (Ja/Nein-Frage mit Wartungsprotokoll-Upload)
• Sind alle notwendigen Dokumente (z. B. Frachtpapiere) vorhanden und geprüft? (Checkliste mit Scan-Option)
• Ist das Personal für den Auftrag geschult? (Nachweis der Schulungsdokumentation)
Vorteil
Der Proof Plan standardisiert die Vorbereitung und dokumentiert die Einhaltung der Qualitätsvorgaben revisionssicher, was ISO 9001-Audits erleichtert.
Phase 2
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2. Phase: „Verladung“ – Prozessdurchführung und Qualitätssicherung
2. Phase: „Verladung“ – Prozessdurchführung und Qualitätssicherung
Während der Verladung müssen die Abläufe gemäß den definierten Standards ausgeführt und überwacht werden. oncap MDS integriert diese Kontrollen in den Proof Plan:
Beispiele für Kontrollen
• Wird die Ladung gemäß Kundenanforderungen (z. B. Stapelung, Sicherung) verladen? (Foto-Dokumentation der Verladung)
• Sind die richtigen Produkte verladen worden? (Abgleich mit Auftragsnummer via Barcode-Scan)
• Werden Zeitvorgaben für die Verladung eingehalten? (Zeitstempel der Prozessdauer)
Vorteil
Die digitale Erfassung mit Fotos und Scans stellt sicher, dass die Prozesse standardisiert ablaufen und nachvollziehbar dokumentiert werden. Abweichungen von der Norm werden sofort sichtbar.
Phase 3
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3. Phase: „Nach der Verladung“ – Abschluss und Prozessverifizierung
3. Phase:
„Nach der Verladung“ – Abschluss und Prozessverifizierung
Nach der Verladung müssen die Ergebnisse überprüft und der Prozess abgeschlossen werden, um die Qualität zu bestätigen. oncap MDS rundet den Proof Plan ab:
Beispiele für Kontrollen
• Ist die Ladung vollständig und sicher für den Transport vorbereitet? (Foto der gesicherten Ladung)
• Wurden alle Sicherheitsvorkehrungen (z. B. Plomben) korrekt angebracht? (Scan oder Eingabe der Plombennummer)
• Sind die Kundenvorgaben erfüllt worden? (Abschlussprotokoll mit Checklisten-Bestätigung)
Vorteil
Die digitale Dokumentation bietet eine lückenlose Nachverfolgung der Prozessqualität, die für ISO 9001-Audits und Kundenanforderungen essenziell ist.
Was passiert bei Abweichungen?
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Maßnahmen bei Abweichungen
Maßnahmen bei Abweichungen
Falls ein Prozessschritt von den Standards abweicht (z. B. fehlerhafte Ladungssicherung), bietet oncap MDS eine direkte Problemmelde-Funktion:
Ablauf
• Der Mitarbeiter markiert die Abweichung im Proof Plan (z. B. „Ladung nicht korrekt gesichert“) und sendet eine Nachricht an den Leitstand oder Vorgesetzten, inklusive Foto oder Kommentar.
Reaktion
• Der Leitstand kann sofort Maßnahmen anordnen (z. B. Nachsicherung, Prozessanpassung), die dokumentiert werden.
Vorteil
• Schnelle Identifikation und Behebung von Abweichungen erfüllen die ISO 9001-Anforderung an ein wirksames Abweichungsmanagement und fördern die kontinuierliche Verbesserung.
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Integration mit weiteren oncap-Features
Digital Twin und Dashboard
Der Digital Twin optimiert die Ressourcenzuweisung (z. B. geeignete Fahrzeuge), während das Dashboard KPIs wie „Prozesseinhaltung in %“ oder „Abweichungen pro Woche“ anzeigt, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
oncap Carrier Connect
Fahrer erhalten Push-Nachrichten mit spezifischen Anweisungen (z. B. „Ladungssicherung gemäß ISO-Standard überprüfen“), um die Prozessqualität während des Transports zu sichern.
ERP-Integration
Die Qualitätsdokumentation wird über die Open API an das ERP-System übertragen, z. B. für interne Audits oder Kundenberichte.
ISO 9001
Nutzen für das Unternehmen
1. Normkonformität
oncap MDS stellt sicher, dass alle ISO 9001-Anforderungen (Prozessstandardisierung, Dokumentation, Verbesserung) erfüllt werden, wodurch das Zertifikat geschützt bleibt.
2. Effizienz
Automatisierte Proof Plans reduzieren den manuellen Dokumentationsaufwand um bis zu 50 %, was Zeit und Ressourcen spart.
3. Transparenz
Digitale Protokolle bieten volle Nachverfolgbarkeit für Audits, Kundenanforderungen und interne Qualitätsprüfungen.
4. Flexibilität
Unterschiedliche Transportarten (z. B. Gefahrgut, Standardware) können mit spezifischen Proof Plans abgebildet werden, was die Anpassung an verschiedene Kunden erleichtert.
5. Kontinuierliche Verbesserung
Die Problemmelde-Funktion und das Dashboard liefern Daten für Prozessanalysen und Optimierungen, wie von ISO 9001 gefordert.
Fazit
Für ein Transportunternehmen im Bereich eines ISO 9001-Zertifikats ist oncap eine umfassende Lösung, um die Anforderungen der Norm effizient zu erfüllen. Die Proof Plans strukturieren den Prozess in den drei Phasen, standardisieren Abläufe, dokumentieren Qualität und ermöglichen die Behebung von Abweichungen. Unterstützt durch den Digital Twin, das Dashboard und die Fahrer-Kommunikation wird oncap zum Rückgrat eines effektiven Qualitätsmanagementsystems im Transport – mit minimalem Aufwand und maximaler Prozesssicherheit.
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