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Digitale Verladedokumentation
oncap MDS
Digitale Verladedokumentation mit oncap MDS
Dokumentieren Sie Verladungen vollständig, nachvollziehbar und direkt vor Ort. Mit dem Mobile Documentation Service von oncap ersetzen Sie Papierchecklisten durch digitale, auftragsbezogene Prüfabläufe. Fotos, Scans und Angaben zur Ladungssicherung werden unmittelbar per Smartphone erfasst und stehen anschließend für weitere Prozesse zur Verfügung. So schaffen Sie einheitliche Abläufe, reduzieren den administrativen Aufwand und verbessern die Nachverfolgbarkeit jeder Verladung.
Verladungen strukturiert dokumentieren
Unvollständige Checklisten, fehlende Fotonachweise und nachträgliche Datenübertragungen erschweren die Qualitätssicherung. oncap MDS führt Ihre Mitarbeiter mit digitalen Proof Plans Schritt für Schritt durch den gesamten Verladeprozess.
Jeder Proof Plan wird passend zum Auftrag bereitgestellt und gliedert die Dokumentation in drei Phasen:
Vor der Verladung
Individuelle Proof Plans für Ihre Anforderungen
Standardisierte Checklisten reichen häufig nicht aus, um unterschiedliche Waren, Transportarten und Kundenvorgaben zuverlässig abzubilden. Mit oncap MDS lassen sich Proof Plans deshalb gezielt an Ihre Abläufe und den jeweiligen Auftrag anpassen.
Sie bestimmen, welche Prüfungen vor, während und nach einer Verladung durchgeführt werden müssen. Dabei lassen sich beispielsweise Pflichtangaben, Kontrollfragen, Fotonachweise, Scans und Freigaben in den Ablauf integrieren. Ihre Mitarbeiter erhalten damit genau die Arbeitsschritte, die für die jeweilige Verladung relevant sind.
Individuell definierbar sind unter anderem:
- erforderliche Kontrollen in den einzelnen Verladephasen
- verpflichtende Fotos und Dokumentationsnachweise
- Erfassung von Plomben-, Container- oder Fahrzeugnummern
- Angaben zur Ladungssicherung
- Temperatur-, Gewichts- und Zustandskontrollen
- Bestätigungen durch Mitarbeiter oder Verantwortliche
- Vorgaben für den Umgang mit Schäden und Abweichungen auftrags-, kunden- oder warenbezogene Prüfschritte
So können Sie unterschiedliche Proof Plans für verschiedene Prozesse und Anforderungen einsetzen. Ein Gefahrguttransport benötigt beispielsweise andere Kontrollen als eine temperaturgeführte Lieferung oder eine Verladung mit VGM-Berechnung. Auch besondere Vorgaben einzelner Kunden lassen sich in den jeweiligen Dokumentationsablauf aufnehmen.
Einheitliche Abläufe trotz unterschiedlicher Anforderungen
Die individuelle Anpassung bedeutet nicht, dass jeder Mitarbeiter selbst entscheiden muss, welche Kontrollen notwendig sind. Die erforderlichen Prozessschritte werden vorgegeben und strukturiert in der richtigen Reihenfolge angezeigt.
Dadurch entstehen verbindliche Abläufe für wiederkehrende Verladungen. Gleichzeitig bleibt die notwendige Flexibilität für besondere Aufträge erhalten. Neue Anforderungen können in die entsprechenden Proof Plans aufgenommen werden, ohne dafür Papierformulare neu zu erstellen und zu verteilen.
Mitarbeiter werden Schritt für Schritt durch die Dokumentation geführt. Pflichtfelder und erforderliche Nachweise helfen dabei, fehlende Angaben oder übersprungene Kontrollen zu vermeiden. Das verbessert die Datenqualität und sorgt dafür, dass relevante Informationen vollständig vorliegen.
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Proof Plans für unterschiedliche Einsatzbereiche
Auf diese Weise bildet oncap MDS nicht nur einen allgemeinen Standardprozess ab. Die Anwendung unterstützt Ihre tatsächlichen Abläufe auf dem Yard und schafft eine nachvollziehbare Dokumentation für jeden Auftrag.
Individuelle Proof Plans eignen sich beispielsweise für:
Proof Plans für unterschiedliche Einsatzbereiche
Gefahrguttransporte mit zusätzlichen Sicherheitsprüfungen
VGM-Berechnungen und Gewichtsnachweise
temperaturgeführte Waren und Lebensmitteltransporte
Kontrolle von Fahrzeugen, Containern und Wechselbrücken
Dokumentation der Ladungssicherung
Erfassung von Schäden und Abweichungen
kundenbezogene Qualitätsanforderungen
interne Freigabe- und Kontrollprozesse
Nachweise für Audits und Zertifizierungen
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Mehr Sicherheit bei Audits, Reklamationen und Rückfragen
Telefonate, persönliche Rückfragen und die Suche nach Fahrern kosten Zeit und binden personelle Ressourcen. Gleichzeitig können mündliche Informationen verloren gehen oder verspätet ankommen.
Carrier Connect schafft einen direkten digitalen Kommunikationskanal zwischen Leitstand und Fahrer. Informationen werden zentral übermittelt und erreichen den richtigen Empfänger unabhängig davon, wo sich dieser gerade auf dem Yard befindet.
Das entlastet den Leitstand und unterstützt einen planbaren Ablauf an Ladepunkten, Stellflächen und Wartebereichen.
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Abweichungen direkt an den Leitstand melden
Werden während einer Kontrolle Schäden, fehlende Dokumente oder andere Unregelmäßigkeiten festgestellt, können Mitarbeiter diese unmittelbar in oncap MDS erfassen. Über die integrierte Zwei-Wege-Kommunikation lassen sich Fotos, Kommentare und Rückfragen direkt an den Leitstand oder zuständige Vorgesetzte übermitteln.
Dadurch können Verantwortliche schneller reagieren und notwendige Maßnahmen einleiten. Gleichzeitig bleibt dokumentiert, welche Abweichung festgestellt und wie darauf reagiert wurde.
Mobile Nutzung auf vorhandenen Smartphones
oncap MDS funktioniert nach dem Bring-Your-Own-Device-Prinzip. Ihre Mitarbeiter nutzen vorhandene Smartphones mit Android oder iOS und benötigen keine zusätzliche Spezialhardware.
Das erleichtert die Einführung im laufenden Betrieb und reduziert zusätzliche Investitionen. Die digitale Dokumentation erfolgt direkt am Fahrzeug, Container oder Ladepunkt.
Dokumentationen automatisch ins ERP übertragen
Die erfassten Informationen lassen sich als Bericht an Ihr ERP-System übergeben. Fotos, Prüfwerte, Plombennummern und Abschlussdokumente stehen damit ohne manuelle Übertragung für nachgelagerte Prozesse zur Verfügung.
Die ERP-Integration reduziert Medienbrüche und sorgt für eine durchgängige Datenbasis zwischen Yard, Leitstand und bestehenden Unternehmenssystemen.
Weniger Papier:
Digitale Proof Plans ersetzen klassische Papierchecklisten.
Vollständige Nachweise:
Fotos, Scans und Kontrolldaten werden direkt während der Verladung erfasst.
Einheitliche Abläufe:
Auftragsbezogene Checklisten führen Mitarbeiter durch alle erforderlichen Prüfungen.
Flexible Anpassung:
Proof Plans lassen sich auf individuelle Vorgaben und unterschiedliche Transportarten abstimmen.
Schnellere Reaktion:
Abweichungen können unmittelbar an den Leitstand oder Vorgesetzte gemeldet werden.
Geringere Investitionen:
Vorhandene Smartphones lassen sich nach dem Bring-Your-Own-Device-Prinzip weiterverwenden.
Bessere Nachverfolgbarkeit:
Jeder dokumentierte Prozessschritt bleibt transparent und nachvollziehbar.
Nahtlose Weiterverarbeitung:
Berichte können direkt an angebundene ERP-Systeme übertragen werden.
Mehr Kontrolle über jede Verladung
Mit oncap MDS digitalisieren Sie die Verladedokumentation vom ersten Kontrollschritt bis zum Abschlussbericht. Ihre Mitarbeiter erhalten klare Arbeitsabläufe, der Leitstand wird bei Abweichungen frühzeitig eingebunden und alle relevanten Nachweise stehen zentral zur Verfügung.
So sichern Sie die Qualität Ihrer Prozesse, reduzieren den Verwaltungsaufwand und schaffen eine verlässliche Grundlage für interne Kontrollen, Kundenanforderungen und Audits.
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